一直在尝试寻找一种简单、灵活易上手且不会带来压迫感的事务管理方法，并且希望这个方法和工具以人的意志为中心，不本末倒置。

生活已经碎片化了，这几乎是不争的共识，无论多么用力将碎片的时间拼成一整块，比如用番茄工作法，对于我，最后都会放弃。因为，大部分人的生活和工作都是与人协作，不单独取决于个人。

面对碎片化的信息与碎片化的时间，人非常容易迷失，忙碌的过程中迷失重要的任务和方向，或者，不忙碌的时候总觉得无事可做，茫然若失。

我自己总结并实践着一套简单的方法 Everything is Todo（简称 ET），核心目标是记录碎片化的一切事务，保持目标感，然后在碎片化的时间里逐步推进。

我们能想象到的场景，综艺节目里的任务卡是主持人给明星的，我们自己的任务卡是以前的自己给的，随时随地可以执行，松散且有序。

ET 事务管理核心规则

• Everything is Todo（一切皆 Todo）

🔑 将所有需要下一步操作的事务列为待办（Todo），放在列表里，就像有价值的资产存放在银行，等待之后恰当的时机再取出来。

Everything 意味着什么？ >

• 日常待办，不多赘述；
• 想法，想法是需要下一步的，比如下一步是扩充成一篇文章，或者补齐放到其他地方，或者发现无用而选择删除；
• 稍后阅读的内容，不建议用许多稍后阅读工具，比如 Instapaper、Pocket 等，因为没有什么比原网页内容更全的，各类抓取工具都会丢失信息，而且仅针对文章，在如今各类媒介都盛行的情况下，不用再拘泥于文章，比如 B 站或者 YouTube 的视频；
• 想看的书，书单已经很常见，如果并入到 Todo 里，更利于下一步；
• 想看的电影；
• 想去玩的地方，可能是小红书或者微博上听到人推荐了某个地方，心血来潮，可以记为一个 Todo；
• 想见的人，这个也可以作为清单，既然有约在先，可不能遗忘；
• 需要调研的问题，这个问题可大可小，大到学业的课题，小到生活中的一个疑问，比如如何处理焦虑、如何睡个好觉、如何与人沟通，等等；
• 其实有更多，待整理的笔记、认为自己需要坚持的小事、想要学习的一个内容；

如何更好得记录 Todo ？ >

• 首先，好记性不如烂笔头，千万不能以为当时能记住就不会忘记，这个也是我自己犯了无数次的毛病；
• 其次，记录的 Todo 信息尽可能反映上下文，Todo 是给未来的自己，从这角度来考虑：怎么记录来让未来的自己不会误解，甚至未来的自己可以随时直接开始这个任务而不需要再准备什么；
• 最后，DDL（Deadline）是第一生产力，截止日期很重要，有截止日期需要加上；

✅ Tips：选择工具时，工具对于任务记录的能力是比较关键的所在，比如快速记录、链接记录、截图记录、录音等等。

记录的 Todo 越来越多怎么办？ >

当 Everything is Todo 之后，要做的事情肯定会越来越多，这真的是一个数字游戏，① 忽略收件箱里的数字，只关注当天要做的，我把 Todo App 的图标数字改为了仅显示当天到期必须要做的数字，这个不是欺骗，而是只关注重点，事情是做不完的；② Giving up is allowed（任务是可放弃的），定期审视这些要做的事情的时候，学会是否放弃 / 取消一些任务；③ 直接从清单第一个开始，One Todo at one time（一次只做一件事情）；

另外，感谢 Twitter @P.J. Wu 吳秉儒 的建议，增加更多 Review 机制。其实这部分，App 本身可以做一些：

① 增加随机模式，App 自动随机推荐进入一个 Todo，我个人挺喜欢这种，之前有 App 实现过；

② 增加更多透视视图，鼓励用户按照自己的习惯自定义视图，从不同角度 Review 自己的 Todo，比如「创建时间超过 90 天的任务」等等，这一块 Things3 的视图几近于无。

③ 类似于 Slack 处理群组那样，超过 n 天没有任何操作的任务可以通过内部提示，提示用户快速处理一下，比如放弃。

为什么不在笔记里记录灵感？ >

因为笔记本身只是记录，没有行动属性，一般我自己的想法都是粗糙需要再进行二次加工的，加工之后放置到笔记里特定位置并与已有的内容完成连接，这个想法才算完成。

• One list to rule all（只设置一个清单）

🔑 减少要关注的清单列表数目，最好只需关注一个列表。

传统的任务管理工具总是引导人建立更多的清单或项目，希望将生活分类或者按照项目隔离，最后变成像飞行员的仪表盘，太多需要关注而不知从何开始，经常遗漏。

我的 清单只有一个，再从里面过滤出一个 "今天" 的视图。

• 当天只需关注当天必须要做的事情，截止日期是一个重要的判定依据；
• 闲暇时只需要关注以前的自己给自己的 Todo

建议使用标签（Tag）来给清单里的不同事务分类，标签的好处是不破坏清单的整体结构（比如额外增加层级和区隔），保持一个可以鸟瞰全局的维度「One List」，还可以根据条件筛选出不同的任务视图。

目前 Things3 的标签分类设计已经是我心目中最好的之一，但在手机上默认隐藏了标签分类，需要在折叠菜单里唤出，操作不方便，而且随着 One List 里的事务越来越多，仅靠标签，也是不够的，有更多设想：

1. 新建 Todo 会根据过往的 Todo 来推荐标签，减少添加标签的成本
2. 支持随机模式，比如从你的 One List 里随机挑选一个任务开始
3. 支持按照标签、计划日期、截止日期、关键词、创建日期等等任务属性自定义视图，比如我有 [待看文章] 和 [待玩的 App] 两个标签，我会把这两个标签单独列为一个视图，叫做「无聊的时刻」，适合精力不够的时候刷一刷。

• Giving up is allowed（任务是可放弃的）

🔑 若任务可取消，那么「记录」才更无压力。

如果我自己设计 Todo App，「放弃一个任务」一定是一个必备的功能，没有非做不可的任务，但是放弃不代表要删除掉，放弃本身也是完成一个任务（可以当做一个记录），目前只有 Things3 有这个功能。

Things3 的放弃任务

• One Todo at one time（一次只做一件事情）

🔑 任务清单是一个队列，队列的顺序代表了优先级，一次只做一件事情。

上文也提到，生活和工作大都还是与人协作的，我们无法决定一次需要开始几件事情，但是可以决定，一次只做一件事情，做完再进入下一个。

切换是有成本的。就像电脑一样，切换不同的页面，需要加载对应的资源，还会留下之前任务的缓存，然后越来越慢。

当然，不用那么死板，这是一种期许的状态，尽可能达到即可，人毕竟不是机器。

怎么实现一次只做一个事情？

滴答清单有一个沉浸模式，一次只显示一个任务，在我用滴答清单和 Things3 的时候，我都是用进入到任务的详情页来隐藏或者淡化其他任务，直到做完再进行下一个。

• The Todo is the workspace（Todo 即工作台）

🔑 在记录 Todo 的地方直接开始工作，比如在任务旁边开始撰写草稿、粘贴相关资料链接等等。

我自己比较喜欢在记录 Todo 的地方直接当做工作区，打打草稿，附上各类相关链接（相关笔记文档、截图、附件等等），所有能推动事情向前发展的资料和草稿都应该在 Todo 旁边，带来的好处是，既可以随时开始（资料信手拈来），也方便随时调用资料（这个任务的「文件传输助手」），同时也方便事后回溯。

滴答清单是目前所有 Todo App 里详情页编辑器最完善的，支持链接、截图、附件等等，并且支持简单的 Markdown。

• Mobile first（移动优先）

🔑 手机是应对碎片化时间的关键，Mobile first 是指，你所依赖的工具应该有完善的移动端，与桌面端同等重要。

在之前提到，碎片化是现代生活的特征，时间已经被切割得支离破碎，但是 Mobile first 可以让我们反过来利用这些间隙，比如通勤的路上、排队的过程中、睡前半小时，都可以顺手取出一个 Todo 来完成，每次勾选完成也是一种正向的激励。

ET 对人的要求

Todo 的清单就像每个人手里的地图一样，一旦自己迷失方向，就可以随时拿出来，看看想去的位置、方向和想做的事情，但好的工具和方法的运行也需要一些简单的运行环境，即人自己。

1. 保持好奇心，手里的地图有多大取决于自己对周围世界的好奇心，不断产生的想法会持续扩大建构的清单地图，也就有更多可以在时间间隙随时探索的事务；
2. 不做情绪的奴隶，常见的认知是，我必须心理准备好，才能开始行动，其实是相反的，只有开始十五分钟后，人才会真正进入到处理任务的 "心流" 状态里；
3. 没有什么事情非做不可的，就像常说的，没有非看不可的书，之前记录的 Todo 不一定要完成，适当的放弃，可以避免逐步膨胀的清单列表；

如何选择适合 ET 的工具？

如果已经熟练 ET 核心规则，市面上大部分的 Todo 工具都是可以的，所用的功能只是子集，不适合的功能设计也有曲线救国的方法，比如滴答清单、Todoist、OmniFocus、Microsoft To Do、Things3 等等。

也有一些功能是关键点，可作为核心参考：

• 支持手机端和桌面端同步；
• 支持快速记录，比如全局唤起添加任务的窗口、浏览器插件来快速添加任务；
• 任务支持添加评论或者详情，有一个完整的编辑区会更好；
• 支持标签；
• 支持调整清单里的任务顺序；
• 支持设置截止日期；

** 我选择了 Things3**

Things3 和滴答清单是目前我发现的可以满足 ET 事务管理理念执行的 Todo App，一般推荐滴答清单，功能全且可满足以上绝大部分场景，但是为什么我不用滴答清单：

• 滴答清单不支持 Deeplink，而我的工作流需要这个功能；
• 滴答清单的功能太多，很多我用不到的，本身也是干扰，Things3 刚好够用；
• Things3 我很早就买了，而且是买断制；
• Things3 的交互非常赞，我自己做 App 也会参考；

为什么要撰写这个任务管理方法？

一则借分享这个任务管理方法的机会来认真总结提炼一下自己的方法，找出可复用的核心，而且，撰写这个任务管理方法，也是大概两三个月前记录的 Todo，同时也是 2021 年的年度计划之一；

二则觉得，目前市面上的 Todo 工具大都在两个极端中发展，简单的 Todo 就像玩具，没有方法论支撑，更像是练手的作品，传统的 Todo 工具，都在 GTD（[Getting Things Done](https://zh.wikipedia.org/wiki/% E5% B0% BD% E7% AE% A1% E5%8E% BB% E5%81%9A)）的框架里将任务管理复杂化，比如过多的结构和层级，任务的工作区（详情部分）过于简单和结构化，无法扩展。而 Things3 虽然好用也有诸多毛病，比如极其简陋的任务编辑器、难以理解的「随时」（Reddit 上网友同样的困惑）、不支持农历、标签筛选太差。

依照此方法论为支撑，我自己设计了一款 Todo 工具，有兴趣的朋友说不定可以聊一聊……

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